En résumé :
- Pour une prise en charge rapide et efficace, privilégiez l’écrit (Extranet ou email).
- Une localisation précise et des photos permettent d’envoyer le bon artisan dès le premier passage.
- Le téléphone est réservé aux situations réellement urgentes.
1. Le canal à privilégier : l’écrit (Extranet ou email)
Le gestionnaire de votre immeuble n’est pas présent sur place au quotidien. Les résidents sont donc essentiels pour repérer et signaler les dysfonctionnements.
Pour que nous puissions intervenir rapidement et mandater le bon artisan, nous vous recommandons de signaler les incidents par écrit :
- Via votre Espace Client (Extranet)
Rubrique « Signaler un incident ». Votre demande est directement enregistrée et rattachée à votre immeuble. - Par email
À adresser à votre gestionnaire ou à l’assistante de copropriété, en décrivant précisément le problème.
Pourquoi l’écrit est-il indispensable ?
Parce qu’il crée une trace officielle, facilite le suivi du dossier et permet de transmettre directement votre signalement (et vos photos) aux entreprises mandatées, sans risque d’oubli ou d’erreur.
2. La règle d’or : « une photo vaut mille mots »
Les photos sont souvent l’élément déterminant pour une intervention rapide et efficace.
Pour permettre une réparation dès le premier déplacement, merci de joindre :
- Une photo large pour situer l’endroit (bâtiment, étage, zone concernée)
- Une photo rapprochée, pour visualiser clairement le problème (fuite, serrure, élément cassé, trace d’humidité…).
Une description trop vague ou sans visuel peut entraîner un déplacement inutile de l’artisan, et donc un allongement des délais de traitement.
3. Quand utiliser le téléphone ?
Le téléphone doit rester réservé aux urgences réelles, c’est-à-dire aux situations nécessitant une réaction immédiate, par exemple :
- Panne totale de chauffage en période hivernale
- Coupure électrique dans les parties commune
- Fuite importante ou risque pour la sécurité
➡️ Même après un appel, il est conseillé d’envoyer un email de confirmation afin de conserver une trace écrite.
4. Les risques en cas de travaux non autorisés
Réaliser des travaux sans autorisation expose à des conséquences importantes.
- Si les matériaux ou couleurs ne respectent pas les règles de la copropriété, le syndicat des copropriétaires peut engager une action judiciaire.
Vous pouvez être contraint de déposer les installations et de remettre les lieux en état, intégralement à vos frais.
💡Bon réflexe / Conseil de l’expert :
Lorsqu’il s’agit d’une nuisance (bruit, incivilité, trouble de voisinage), le signalement doit impérativement être fait par écrit (email ou courrier).
Le syndic ne peut pas engager d’action ou de démarche formelle sur la base d’une plainte uniquement orale.
